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Guia Sossego para trabalho remoto

por André Guimarães

Como facilitar a migração da sua corretora

A pandemia do Coronavirus obrigou a todos a terem que trabalhar em suas casas. De pequenas a grandes corretoras, e até mesmo seguradoras agora se encontram com suas respectivas operações trabalhando em home office. Mas até que ponto todos estavam preparados para essa mudança tão abrupta? 

Aqui na Sossego, faz aproximadamente 1 ano que instituímos o modelo de operação remoto para todos os analistas. Toda a nossa estrutura de backoffice, tecnologia e marketing já estava neste modelo. Apenas o time de gestores que ainda não havia migrado, contudo seria uma transição natural e que estava ocorrendo. 

Durante esse um ano erramos e acertamos em diversos aspectos, e um dos melhores aprendizados foram em relação as ferramentas, principalmente as de gestão e comunicação, que são os maiores desafios do trabalho remoto. Existem outros desafios como cultura, valores e processos, mas os dois citados são os que geram as dores imediatas e geram dúvidas. 

  • Como acompanhar o trabalho do meu time? 
  • Como treinar aquela pessoa nova? 
  • Como saber se estão trabalhando mesmo?
  • E as nossas reuniões, como serão agora?
  • Como vou passar a pastinha e formulários pro meu funcionário?
  • Eu tinha um quadro branco aqui, como compartilho isso agora?  

E como ninguém quer aumentar custos neste momento, as soluções que sejam de graça ou possuam custos baixos são as mais indicadas. A recomendação é iniciar com poucas ferramentas e que satisfaçam de forma efetiva o andamento do dia a dia. Assim, são necessárias ferramentas para documentos compartilhados, videoconferência, comunicação em grupo (chat) e controle de tarefas.

Ferramentas:

Google Drive, Google Docs (https://drive.google.com/)

Este é fácil de argumentar. Todo muito já conhece o GMail. Então, basta adicionar o Google Drive (compartilhamento de arquivos), e o Google Documents (Editor de Texto, Planilha, Apresentação). Todas as ferramentas do Google conversam muito bem entre elas, possuem suporte à celular, são leves, e totalmente acessíveis pelo browser (não precisa instalar nada). Para melhor funcionamento, usem o Chorme.

Todas as ferramentas do Google Documents permitem edição simultânea por várias pessoas. Isso significa que você e seu time podem abrir a mesma planilha, e todos podem alterar em tempo real. Isso é um recurso essencial para reuniões remotas. 
Preço: grátis

Alternativas: Microsoft Office 365, Zoho Suite.

Jitsi Meeting (https://meet.jit.si/)

Estamos usando a plataforma de video-conferência Jitsi. É uma ferramenta bastante estável, não possui limitação de tempo ou participantes, e é super simples de usar. Basta você mandar o link para as pessoas, e elas já entram na conferência. Não precisa criar usuários e não precisa de senha. No computador (Chrome) ou no celular via app.

Preço: grátis

Alternativas: Zoom, Microsoft Teams, Hangouts, Skype, Whereby e Webex.

Discord (https://discordapp.com/)

É um bate-papo de voz e texto que é seguro e que funciona tanto no celular quanto no computador. Além dos chats, tem a opção de criar salas de bate-papo privadas. Essa função pode ser usada para adicionar funcionários e iniciar uma comunidade para troca de mensagens em torno de um projeto específico. Apesar de ter muitas opções, a interface do programa consegue se manter limpa e organizada. É fácil encontrar todas as principais funções.

Preço: grátis

Alternativas: Microsoft Teams, Zoho

Quire

O Quire é uma ferramenta colaborativa de gestão de projetos que permite planejar e organizar facilmente as tarefas em uma estrutura semelhante a uma árvore, na qual as metas são atingidas mediante a divisão de ideias em tarefas executáveis aninhadas em uma lista hierárquica. Aqui temos por área e também uma para o time de liderança.

Preço: tem uma versão grátis e outra paga

Alternativas: Trello


Com as ferramentas certas, que variam de time para time, e boas práticas de home office, a distância pode ser encurtada e a produtividade de todos ainda pode aumentar. Quem sabe se o home office não veio para ficar? Por enquanto, tire proveito e aproveite! 

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